Isikuandmete töötlemine / Andmekaitsetingimused

Isikuandmete vastutav töötleja:

AS Tallinna Sadam (registrikood 10137319), www.ts.ee, [email protected], aadress Sadama 25, Tallinn.
Andmekaitsespetsialisti kontakt [email protected].

 

Isikuandmete töötlemise põhimõtted

 

Isikuandmete töötlemisel kogume andmeid ulatuses, mis on vajalikud sadamategevuse korraldamiseks. Isikuandmeid töötleme ilma isiku nõusolekuta üksnes seadustest ja lepingutest tulenevate kohustuste täitmiseks.

Peame isikuandmete kaitset oluliseks ning rakendame turvameetmeid, et kaitsta isikuandmeid tahtmatu ja volitamata töötlemise, avalikuks tuleku või hävimise eest. Isikuandmetele on ligipääs ainult neil Tallinna Sadama töötajatel, kellel on isikuandmeid vaja töödelda tööülesannete täitmiseks.

Isikuandmeid säilitame vaid nii kaua, kui see on eesmärgi täitmiseks vajalik või õigusaktides ette nähtud.

Tallinna Sadam ei tee automatiseeritud otsuseid, profiilianalüüsi ega kasuta statistiliste analüüside tegemiseks isikuandmeid.

 

Töötlemise eesmärk, õiguslik alus ja isikuandmete liigid:

Valvekaamerad ja läbipääsuseadmed

Eesmärk Sadamaalal kasutame jälgimisseadmestikku

·       sadamaalale sisenemise õiguse kontrollimiseks,

·       isikut või vara ähvardava ohu või ründe avastamiseks,

·       juhtumite lahendamiseks ja

·       turvalisuse tagamiseks.

Osa läbipääsusüsteemist on laevale pääsemiseks kasutatav Targa Sadama süsteem, millega kontrollitakse reisija ja sõiduki laevapääsemise õigust ning korraldatakse laevale ja laevalt maha suunamise liiklust.

Isikuandmed Jälgimisseadmestiku kasutamisel kogume ja töötleme järgmisi andmed:

·       reaalajas valvekaamera pilt ning videosalvestis isikust, tema asukoht mingil kindlal ajahetkel, sõidukite registreerimismärgid;

·       läbipääsusüsteemi logid: nimi, isiku asukoht mingil kindlal ajahetkel (tuvastuspunkt, kuupäev ja kellaeg).

Lisaks on turvateenuse osutajal volitatud töötlejana õigus kontrollida isikusamasust, kuid neid andmeid ei säilitata.

Targa Sadama süsteemis töötleme järgmisi andmeid:

·       reisija õigus läbipääsule (jah/ei),

·       check-in aeg, sõiduki registreerimismärk ja mõõdud.

Õiguslik alus Pääsuõiguste andmine ja jälgimisseadmestiku kasutamine juurdepääsupiiranguga sadamaalal toimub sadamaseaduse, riigipiiri seaduse, riigikaitseseaduse, riigikaitseobjekti kaitse korra, turvategevuse seaduse, tolliseaduse, Muuga vabatsooni töökorralduse ja ISPS koodeksi alusel.

Avalikel aladel ja sadamaaladel kasutatakse valvekaameraid isikute ohutuse tagamiseks ja vara kaitseks õigustatud huvi alusel.

Laevafirma kliendile osutatakse laevalepääsu teenust lepingu täitmiseks.

Säilitustähtaeg Valvekaamerate salvestisi säilitame 1 kuu, läbipääsulogisid 3 aastat.

Pääsuõigused ja isikuload

Eesmärk Isikuandmeid töötleme

·       juurdepääsupiiranguga sadamaalale sisenemise pääsuõiguste andmiseks ja isikulubade väljastamiseks ja põhjendatuse kontrolliks,

·       pääsuõiguste kontrollimiseks (isiku tuvastamiseks või isikusamasuse kontrolliks),

·       turvalisuse tagamiseks sadamaalal,

·       vajadusel pääsuõiguse tõendamisel õigusrikkumiste ja kahju hüvitamise menetlustes.

Andmed Pääsuõiguste ja isikulubadega seoses töötleme järgmisi andmeid:

·       isiku nimi, isikukood või sünniaeg,

·       isikulubade puhul foto,

·       sõidukiga sisenemise vajadusel sõiduki registreerimismärk,

·       e-posti aadress, telefoninumber,

·       töötamise koht (ettevõte või asutus, tegutsemise asukoht); pääsuõiguste vajadus,

·       ürituste puhul nimi, isikukood, üritusel osalemise aeg ja koht ning ettevõte või asutus, mida isik esindab.

Õiguslik alus Pääsuõiguste andmine ja kontroll toimub sadamaseaduse, riigipiiri seaduse, riigikaitseseaduse, riigikaitseobjekti kaitse korra, turvategevuse seaduse, tolliseaduse, Muuga vabatsooni töökorralduse ja ISPS koodeksi alusel.
Säilitustähtaeg Pääsuõiguste taotlusega seotud kirjavahetust ja arveldamise andmeid säilitatakse 7 aastat majandusaasta lõpust, pääsuõiguste andmeid 3 aastat pärast õiguste kehtivuse lõppemist.

Isikute nimekirju sadamaalal toimuvate ürituste korral säilitame ürituse lõpuni.

Parkimisload

Eesmärk Parkimisloa taotlemisel saadud isikuandmeid töötleme ainult parkimisloa väljastamiseks ja parkimisõiguse kontrollimiseks. Sõiduki registreerimismärgi ja parkimise kehtivusaja edastame parkimiskorralduse teenust osutavale ettevõttele, kes kontrollib parkimisõigust koostöölepingu alusel.
Andmed Parkimise võimaldamiseks töötleme järgmisi andmeid:

·       nimi, isikukood või sünniaeg, e-post, telefon, aadress,

·       sõiduki registreerimismärk,

·       parkimise arve tasumise andmed,

·       parkimisvajaduse põhjendus, töötamise koht, sadamaalal viibimise periood.

Õiguslik alus Õiguslik alus parkimisloaga seotud isikuandmete töötlemiseks on lepingu täitmine või lepingueelne tegevus.
Säilitustähtaeg Taotluse menetlemise ja tasumise andmeid säilitame 7 aastat majandusaasta lõpust.

Laevareisijate andmed

Eesmärk Tallinna Sadamal on õigus sadamateenuste osutamise raames ohuolukorras vajadusel tuvastada laeval viibivaid isikuid. Laevad esitavad reisijate ja meeskonnaliikmete nimekirjad mereinfosüsteemi (EMDE) kaudu.
Andmed Töödeldavad reisijate ja meeskonnaliikmete andmed:

·       nimi, sünniaeg, kodakondsus ja sugu,

·       reisi alguse ja lõpu koht ning aeg,

·       isikuttõendavate dokumentide andmed.

Õiguslik alus Reisijate andmeid töötleme õigusaktide alusel sadamateenuse osutamisel (sadamaseadus, meresõiduohutuse seadus, Vabariigi Valitsuse määrus „Laevade ja väikelaevade sisemerre, sadamatesse ning piiriveekogude Eestile kuuluvatesse vetesse sisenemise ja neist väljumise kord“, elektroonilise mereinfosüsteemi põhimäärus).
Säilitustähtaeg Reisijate andmeid töötleme ainult ohuolukorras ja säilitame kuni 60 päeva.

Laevaliikluse juhtimise kõnesalvestused

Eesmärk Laevaliikluse juhtimise vahetuse ülema telefonile saabunud kõned salvestame ohuolukordade ja juhtumite lahendamiseks.
Andmed Salvestistesse jäävad helistaja nimi ja kõne sisu.
Õiguslik alus Kõnesalvestisi kasutame ohuolukordade ja juhtumite lahendamisel, et täita sadamaseadusest tulenevaid kohustusi ohutuse tagamisel.
Säilitustähtaeg Kõnesalvestisi säilitame 3 kuud, juhtumi puhul juhtumi lahendamise lõpuni.

Lepingute sõlmimine ja täitmine

Eesmärk Sõlmime lepinguid teenuste ja asjade ostmiseks ja müümiseks, praktika sooritamiseks ja muuks. Isikuandmete töötlemise eesmärk on

·       lepingute ettevalmistamine ja sõlmimine,

·       lepingukohustuste täitmine ja täitmise kontroll,

·       lepingutega seotud küsimuste lahendamine ja

·       võlgade käsitlemine.

Andmed Lepingute sõlmimisel töötleme järgmisi lepingu sõlmimiseks ja täitmiseks vajalikke isikuandmeid:

·       isiku nimi, isikukood või sünniaeg;

·       elukoha aadress, telefon, e-post ja arvelduskonto number;

·       kaikoha üürilepingu puhul veesõiduki registreerimisnumber;

·       kommunaalteenuste puhul arvestite ja tarbimise andmed;

·       töötamise koht.

Õiguslik alus Isikuandmete töötlemise õiguslik alus on lepingu täitmine või lepingueelne tegevus.
Säilitustähtaeg Lepinguid säilitame 10 aastat pärast lepingu lõppemist.

Pöördumistele vastamine, reisijate teenindamine ja juhtumite lahendamine

Eesmärk Isikuandmeid töötleme

·       isikute päringutele vastamiseks,

·       sadamaalal toimunud juhtumite lahendamiseks,

·       ratastooli teenuse osutamiseks, leitud asjade tagastamiseks jmt.

Andmed Töötleme järgmisi isikuandmed:

·       isiku nimi, isikukood või sünniaeg;

·       sõiduki registreerimismärk, kui juhtum on sõidukiga seotud;

·       isiku telefon, e-post, elukoht;

·       isiku töötamise andmed, kui isik taotleb töötamise tõendit;

·       isiku terviseandmed, kui tegemist oli õnnetusjuhtumiga, kus isik viga sai;

·       kindlustusjuhtumi puhul kindlustuse andmed;

·       kaotatud esemete puhul kontaktandmed, reisimise aeg ja koht;

·       ratastooli tellimuse puhul nimi, reisimise aeg, koht ja ratastoolivajadus.

Õiguslik alus Töötlemise õiguslik alus on kliendi nõusolek (pöördumine), teenindustellimuste puhul lepingu täitmine.

Juhtumeid menetleme sadamaseaduse täitmiseks. Kindlustusjuhtumite andmeid edastame kindlustusandjale kindlustuslepingu täitmiseks (kindlustustegevuse seaduse alusel).

Säilitustähtaeg Päringutega seotud kirjavahetust säilitame 3 aastat, juhtumite andmeid 7 aastat. Ratastoolitellimusi ja kaotatud asjade infot säilitame 1 aasta.

Õigusvaidlused

Eesmärk Isikuandmeid töötleme õigusvaidlustes, kirjavahetuses kohtu, osapoolte, esindajate ja õigusnõustajate vahel.
Andmed Töötleme järgmisi isikuandmeid:

·       nimi, sünniaeg või isikukood,

·       elukoha aadress, telefon, e-posti aadress,

·       kohtuasja või õigusvaidlusega seotud või teatavaks saanud isikuandmed.

Õiguslik alus Õigusvaidlustes töötleme isikuandmeid ainult seaduse alusel (tsiviilkohtumenetluse seadustik, halduskohtumenetluse seadustik, väärteomenetluse seadustik, kriminaalmenetluse seadustik jm).
Säilitustähtaeg Õigusvaidluste andmeid säilitame 10 aastat vaidluse või kohtuasja lõppemisest.

Tööle kandideerimine

Eesmärk Meile tööle kandideerides esitatud andmeid kasutame vaid värbamisprotsessis. Vajadusel võtame ühendust kandideerimisdokumentides märgitud soovitajatega ning eeldame, et soovitajad on oma nõusoleku andnud. Võime koguda ka täiendavat teavet kandideerija kohta avalikest allikatest.
Andmed Töötleme kandideerimisdokumentides toodud isikuandmeid.
Õiguslik alus Töötleme isikuandmeid nõusoleku alusel.
Säilitustähtaeg Värbamisel esitatud andmeid säilitame värbamisotsuse tegemiseni või kandideerija nõusolekul kuni aasta pärast värbamisotsuse tegemist tulevikus kandideerimise ettepaneku tegemiseks; värbamisprotsessis tekkivate võimalike õigusvaidluste lahendamiseks 1 aasta (kuni nõude aegumiseni).

Siseteabe valdajate haldamine

Eesmärk Börsiettevõttena on meil kohustus pidada kontserni siseteabe valdajate (insaiderite) nimekirja (registrit). Insaider võib olla töötaja ning väline koostööpartner.
Andmed Siseteabe valdajate kohta töötleme järgmisi andmeid:

·       isiku nimi, sünniaeg ja isikukood,

·       e-post, telefon, kodune aadress,

·       põhjus, miks isik on nimekirja kantud,

·       äriühing, mida ta esindab,

·       aeg, millal isik sai juurdepääsu siseteabele.

Õiguslik alus Siseteabe valdajate nimekirja pidamine on juriidiline kohustus turukuritarvituse määruse, väärtpaberituru seaduse ja Nasdaq Tallinn börsi reglemendi alusel.
Säilitustähtaeg Siseteabe valdajate andmeid säilitame 5 aastat andmete esitamisest.

Aktsionäride nimekiri

Eesmärk Me saame Nasdaq CSD e-registrist avaliku aktsionäride nimekirja, mille alusel

·       koostame aktsionäride ülevaateid finantsaruannetesse,

·       maksame dividende ja esitame Maksu- ja Tolliametile maksudeklaratsioone,

·       viime läbi üldkoosolekuid ja koostame hääletusprotokolle.

Andmed Töödeldavad andmed on

·       isiku nimi, isikukood, aktsiate arv.

Õiguslik alus Aktsionäride andmete töötlemise alus on juriidiline kohustus seaduste ja börsireglementide täitmiseks (tulumaksuseadus, IFRS raamatupidamisstandard, Hea Ühingujuhtimise Tava, äriseadustik, turukuritarvituse määrus, väärtpaberituru seadus ja Nasdaq Tallinn börsi reglement). Aktsionäride nimed edastame lepingulisele teenuseosutajale, kes korraldab üldkoosolekut.
Säilitustähtaeg Üldkoosoleku protokolle säilitatakse alatiselt, dividendide maksmise andmeid ja deklaratsioone 7 aastat majandusaasta lõpust.

Väärkäitumisest (EL õiguse rikkumisest) teavitamine

Eesmärk Isikuandmete töötlemise eesmärk on rikkumisteadete vastuvõtmine ja käsitlemine ning tagasiside andmine. Väärkäitumisest teavitamise laiem eesmärk on eetikakoodeksi järgimine, probleemide, maine- ja/või rahalise kahju ennetamine ja vähendamine.
Andmed Töödeldavad andmed on teavitaja ja teates toodud isiku

·       nimi, kontaktandmed,

·       töötamise koht,

·       tegevuse või tegevusetuse kirjeldus.

Õiguslik alus Meil on juriidiline kohustus menetleda rikkumisteateid (tööalasest EL õiguse rikkumisest teavitaja kaitse seaduse alusel).

Teavitaja isikuandmeid töötleme nõusoleku alusel, st kui teavitaja on oma andmed meile andnud.

Säilitustähtaeg Rikkumisteadete andmeid säilitame 3 aastat teavitajale tagasiside andmisest.

Uudiskirjad ja sotsiaalmeedia

Eesmärk Avalikel üritustel ja erinevatest sündmustest teeme sageli fotosid ja filmime. Avaldame artikleid ja fotosid Tallinna Sadama kohta ettevõtte maine toetamiseks veebilehe ja sotsiaalmeedia kaudu (www.ts.ee, Facebook, LinkedIn). Väiksemate ürituste (ekskursioonide jmt) kajastamisel küsime osalejatelt salvestiste ja fotode avalikustamiseks nõusolekut.

Uudiskirju saadame ainult neile isikutele, kes on oma kontaktandmeid meiega selleks jaganud ja nõusoleku andnud. Iga uudiskirja saaja võib igal ajal uudiskirjast loobuda.

Andmed Isikuandmed, mida me kasutame:

·       isiku nimi, e-posti aadress,

·       isiku töötamise koht (ettevõte või asutus, mida ta esindab),

·       foto, asukoht ja seal viibimise aeg.

Õiguslik alus Isikuandmeid töötleme ainult isiku nõusolekul.
Säilitustähtaeg Me säilitame isikuandmeid vajaduse lõppemiseni või nõusoleku tagasivõtmiseni.

Veebilehe kasutamine

Eesmärk Veebilehe ts.ee kasutamisel salvestame isikuandmeid, mida saavad vajadusel kasutada meie IT administraatorid ja infoturbejuht vigade tuvastamiseks ja infoturbe intsidentide uurimiseks ründe või ründekahtluse puhul.
Andmed ·       Kasutaja arvuti või arvutivõrgu internetiaadress (IP-aadress), millest on võimalik tuletada kasutatava arvuti või arvutivõrgu internetiteenuse pakkuja nimi ja aadress;

·       kasutaja arvuti veebilehitseja ja operatsioonisüsteemi tarkvaraversioon;

·       veebilehe külastamise aeg (kellaaeg, kuupäev, aasta).

Õiguslik alus Isikuandmeid töötleme küberturvalisuse seaduse alusel.
Säilitustähtaeg Veebilehe kasutamise andmeid säilitame 1 aasta alates veebilehe külastamisest.

Kolmandatele isikutele edastamine

 

Isikuandmeid edastame kolmandatele isikutele ainult lepingute täitmiseks ning õigusaktidest tulenevatel juhtudel:

  • makseteenuse osutajatele jahisadama maksete tegemiseks;
  • kindlustusettevõttele, kohtule, uurimisasutustele ja muudele riigiasutustele seaduses sätestatud juhtudel;
  • lepingu alusel koostööpartneritele ja volitatud töötlejatele IT teenuste toimimiseks ja rakenduste arendamiseks, värbamise, turvamise ja võlgade sissenõudmise teenuste kasutamiseks.

 

Õigus saada teavet ja tutvuda oma andmetega

 

Isikul on õigus vastava taotluse alusel saada Tallinna Sadamalt infot selle kohta, kas Tallinna Sadam töötleb tema isikuandmeid, ning tutvuda andmetega, mida tema kohta töödeldakse.

 

Õigus nõuda isikuandmete parandamist, kustutamist, töötlemise piiramist ning esitada vastuväiteid

 

Kui isik leiab, et tema kohta käivad andmed on ebaõiged või puudulikud, on tal õigus taotleda oma isikuandmete parandamist.

Isikul on õigus võtta tagasi oma nõusolek isikuandmete töötlemiseks, kui isikuandmeid töödeldakse tema nõusolekul, samuti taotleda oma isikuandmete kustutamist, kui ta on nõusoleku tagasi võtnud.

Isikul on õigus nõuda oma isikuandmete töötlemise piiramist, lõpetamist ja kustutamist, kui andmete töötlemiseks pole enam seaduslikku alust. Samuti on isikul õigus esitada vastuväiteid oma andmete töötlemise osas.

Isikul on õigus taotleda oma isikuandmete ülekandmist teisele vastutavale töötlejale, kui see on tehniliselt teostatav.

Isikuandmeid puudutavaid taotlusi, sh isikuandmetega tutvumiseks, parandamiseks ja kustutamiseks saab edastada digiallkirjastatult e-posti aadressil [email protected] või [email protected]. Taotlustele vastame viivitamata, kuid mitte hiljem kui ühe kuu jooksul.

Isikul on õigus pöörduda Andmekaitse Inspektsiooni poole, kui tal on kaebusi isikuandmete töötlemise kohta.